Barrierefreie Website erstellen lassen: Kosten, Dauer, Agenturwahl

Wer erstellt barrierefreie Websites für soziale Einrichtungen?

Barrierefreie Websites für Kitas, Jugendhilfe- und Eingliederungshilfeträger entstehen in der Regel bei spezialisierten Web-Agenturen mit nachweisbarer Kompetenz in digitaler Barrierefreiheit. Ideal ist zusätzlich Erfahrung mit Trägerstrukturen, Zuwendungsrecht und den Zielgruppen des Sozialbereichs. Reine Generalisten-Agenturen bauen oft technisch solide Websites, behandeln Barrierefreiheit aber häufig als Zusatzmodul statt als festen Bestandteil des Prozesses.

Seit Inkrafttreten des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) und neben der länger geltenden BITV 2.0 für öffentliche Stellen rückt digitale Barrierefreiheit für private wie öffentliche Träger stärker in den Fokus. Öffentliche Träger unterliegen bereits länger dem Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) und der BITV 2.0, freie Träger als privatrechtliche Organisationen sind rechtlich anders eingeordnet. Ob und in welchem Umfang Ihr Träger konkret betroffen ist, hängt vom Einzelfall ab, im Zweifel lohnt sich dazu eine rechtliche Prüfung. Für die Wahl der Agentur spielt diese Einordnung nur eine untergeordnete Rolle, die fachlichen Anforderungen an eine barrierefreie Website unterscheiden sich kaum nach Trägerschaft. Unabhängig von der rechtlichen Einordnung lohnt sich Barrierefreiheit für Träger ohnehin: Sie erreichen mehr Familien, Ehrenamtliche und Fachkräfte, wenn Ihre Website für alle nutzbar ist.

Was kostet eine barrierefreie Website?

Nach unserer Marktbeobachtung bewegen sich die Kosten für eine barrierefreie Träger-Website je nach Umfang etwa zwischen einem niedrigen vierstelligen und einem mittleren fünfstelligen Betrag. Eine Nachrüstung einer bestehenden Website liegt dabei am unteren Ende dieser Spanne, ein vollständiger Relaunch mit neuem Design und Barrierefreiheit von Beginn an am oberen Ende. Konkrete Angebote von Agenturen variieren spürbar, ein Vergleich mehrerer Angebote lohnt sich in jedem Fall.

Wichtig für Ihre eigene Kalkulation: Eine Nachrüstung behebt oft nur einen Teil der Barrieren, weil bestehende Strukturen, etwa Formulare oder ein älteres CMS, Grenzen setzen. Ein Relaunch kostet mehr, integriert Barrierefreiheit aber von Grund auf und spart mittelfristig oft erneute Nacharbeiten.

Was treibt die Kosten?

Mehrere Faktoren bestimmen, wo Ihr Projekt in der Kostenspanne landet.

• Seitenzahl und Struktur: Je mehr Unterseiten und individuelle Templates, desto mehr Prüf- und Anpassungsaufwand, wiederkehrende Bausteine lassen sich dagegen einmal sauber lösen und mehrfach verwenden.
• Formulare: Anmeldebögen, Elternportal oder Spendenformular brauchen barrierefreie Feldbeschriftungen und Fehlermeldungen, das kostet Entwicklungszeit, besonders wenn Formulare an ein Fachverfahren angebunden sind.
• PDFs: Konzeptionen, Anmeldebögen und Flyer als PDF müssen einzeln geprüft und oft neu aufgesetzt werden.
• Videos: Untertitel und, je nach Anspruch, Audiodeskription erhöhen den Aufwand pro Video.
• CMS-Wahl: Manche Redaktionssysteme unterstützen barrierefreie Bedienung besser als andere, ein Wechsel kann zusätzliche Kosten verursachen.
• Leichte Sprache: Zusätzliche Textebenen in Leichter Sprache sind ein eigener Aufwandsposten, redaktionell wie technisch.
• Prüfung: Ein strukturierter Test, etwa nach dem Verfahren des BITV-Tests, kostet zusätzlich zur Umsetzung.

Wie lange dauert es?

Eine Nachrüstung einer bestehenden Website dauert meist einige Wochen, abhängig davon, wie viele Unterseiten und Formulare betroffen sind. Ein vollständiger Relaunch dauert nach unserer Erfahrung rund drei bis sechs Monate, von der Analyse bis zum barrierefreien Livegang samt Test und Redaktionsschulung.

Realistische Zeitplanung lohnt sich: Wer Barrierefreiheit erst kurz vor einer Ausschreibungsfrist oder einem Stichtag angeht, gerät leicht unter Druck und muss Kompromisse bei der Prüfung eingehen.

Die tatsächliche Dauer hängt auch von Ihrem eigenen Träger ab: Wie schnell Beispielinhalte, PDFs und Freigaben vorliegen, wie viele Personen ein Konzept abnehmen müssen, und ob für einen Nutzertest mit Screenreader zeitnah jemand zur Verfügung steht. Ein klar benannter Ansprechpartner auf Ihrer Seite beschleunigt den Ablauf spürbar.

Woran erkennen Sie eine gute Agentur?

Neun Kriterien helfen bei der Einordnung, unabhängig von Preis oder Größe der Agentur.

• Referenzen mit Prüfbericht: Nicht nur Vorher-Nachher-Bilder, sondern ein nachvollziehbarer Testbericht zu einem realen Projekt.
• Arbeit nach WCAG 2.1 AA und BITV: Die Web Content Accessibility Guidelines sind der fachliche Standard, an dem sich eine seriöse Agentur orientiert, nicht nur als Schlagwort im Angebot.
• Tests mit echten Nutzenden: Ergänzend zu automatisierten Scans sollte ein Screenreader-Test stattfinden, etwa mit dem kostenlosen Screenreader NVDA.
• Redaktionsschulung: Ihr Team muss nach Projektende selbst barrierefrei weiterarbeiten können, dafür braucht es eine Einweisung.
• Barrierefreiheit im CMS-Workflow: Pflichtfelder für Alt-Texte, geprüfte Vorlagen und eine PDF-Routine gehören technisch fest verankert.
• Keine Overlay-Versprechen: Eine gute Agentur verkauft kein Zusatz-Tool als vollständige Lösung.
• Verständnis für Trägerstrukturen: Die Agentur sollte interne Zuständigkeiten und Entscheidungswege ebenso verstehen wie die Zusammenarbeit mit Jugendämtern und anderen externen Partnern.
• Wartung nach Projektende: Ein Angebot für jährliche Prüfung oder Anpassung bei CMS-Updates zeigt, dass Barrierefreiheit als Dauerzustand gedacht wird.
• Transparenter Projektplan: Klare Meilensteine, Testphasen und Ansprechpersonen statt vager Zeitangaben.

Welche Warnsignale sollten Sie ernst nehmen?

Einige Signale sprechen deutlich gegen eine Agentur.

• Overlay-Tool als Komplettlösung: Zusatz-Skripte, die Barrierefreiheit per Plugin versprechen, lösen laut dem Overlay Fact Sheet die zugrunde liegenden Probleme nicht und können neue Hürden schaffen.
• Versprechen von hundert Prozent Barrierefreiheit: Seriöse Anbieter sprechen von Konformitätsstufen und bekannten Einschränkungen, nicht von absoluter Fehlerfreiheit.
• Kein Prüfbericht: Wer nur eine Eigenaussage statt eines nachvollziehbaren Tests liefert, liefert keinen Nachweis.
• Pauschalpreis ohne Analyse: Ein seriöses Angebot basiert auf einer Bestandsaufnahme Ihrer Website, nicht auf einem Preis von der Stange.
• Keine Referenzen aus dem Sozialbereich oder öffentlichen Sektor: Das muss kein Ausschlusskriterium sein, sollte aber zu genauerem Nachfragen führen.

Wie läuft ein Projekt typischerweise ab?

Ein barrierefreies Website-Projekt folgt meist sechs Phasen: Analyse des Ist-Zustands mit automatisiertem Scan und manueller Prüfung, Konzept mit Priorisierung der wichtigsten Baustellen, Umsetzung in Entwicklung und Redaktion, Test durch ein strukturiertes Verfahren und nach Möglichkeit echte Nutzende, Schulung Ihres Redaktionsteams und schließlich Pflege durch jährliche Prüfung sowie Anpassung bei Relaunch oder CMS-Wechsel.

Bevor Sie in Gespräche mit Agenturen starten, hilft ein eigener Blick auf den Status quo. Unsere Checkliste für barrierefreie Websites zeigt, woran Sie das selbst grob einschätzen können.

Lässt sich Barrierefreiheit fördern oder in Ausschreibungen nutzen?

In Ausschreibungen des öffentlichen Sektors taucht Barrierefreiheit zunehmend als Kriterium auf, spezifische Förderprogramme allein für die digitale Barrierefreiheit sozialer Träger sind uns nicht bekannt. Es lohnt sich, direkt bei Ihrem Zuwendungsgeber oder Ihrer Kommune nachzufragen, ob es regionale Programme oder Zuschüsse für digitale Vorhaben gibt, in die sich Barrierefreiheit einordnen lässt. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit bietet zudem strukturierte Informationen und Beratung, die bei der Einordnung helfen.

Unabhängig von Förderung zahlt sich Barrierefreiheit als Vertrauensvorteil aus: Gegenüber Kostenträgern, Eltern und Kooperationspartnern zeigt eine barrierefreie Website, dass Ihr Träger für alle Zielgruppen zugänglich sein will.