Pädagogische Fachkräfte finden ohne Stellenportal: neun Wege für Träger

Warum finden Sie über Stellenportale kaum noch pädagogische Fachkräfte?

Klassische Stellenportale erreichen vor allem Kandidatinnen und Kandidaten, die aktiv suchen. Bei einem Engpassberuf wie Erzieherin oder Erzieher ist das nur ein kleiner Teil des Arbeitsmarkts, die meisten passenden Fachkräfte sind bereits beschäftigt und suchen nicht aktiv. Auf der ersten Google-Seite stehen zudem meist die großen Bewerber-Portale selbst, nicht die Karriereseite Ihres Trägers. Wer sich ausschließlich auf ein Portal verlässt, konkurriert außerdem mit vielen anderen Trägern um dieselbe kleine Gruppe aktiv suchender Kandidatinnen und Kandidaten.

Der Bertelsmann Ländermonitor Frühkindliche Bildung beschreibt die Fachkräftesituation in der frühkindlichen Bildung seit Jahren als angespannt, mit deutlichen Unterschieden zwischen Regionen. Wer nur auf ein Stellenportal setzt, erreicht deshalb einen immer kleineren Ausschnitt der überhaupt verfügbaren Fachkräfte. Diese neun Wege haben sich als Ergänzung bewährt.

• Mitarbeiter empfehlen Mitarbeiter: geringer Aufwand, hohe Passgenauigkeit, Wirkung oft innerhalb weniger Wochen.
• Social Recruiting: mittlerer Aufwand, baut Reichweite und Vertrauen auf, Wirkung meist nach wenigen Wochen.
• Quereinstieg und PiA mit Fachschul-Kooperation: höherer Aufwand beim Aufbau, dafür planbare Pipeline über mehrere Jahre.
• Praktika als Pipeline: geringer Aufwand, Wirkung typischerweise erst nach ein bis zwei Jahren.
• Rückkehrer, Wiedereinstieg und Teilzeit-Aufstockung: geringer bis mittlerer Aufwand, oft der schnellste Weg zu zusätzlichen Stunden.
• Regionale Netzwerke: mittlerer Aufwand, stärkt Sichtbarkeit bei Jugendamt, Trägerverbünden und Kommune.
• Arbeitgeberseite mit echten Einblicken: einmaliger Aufwand, wirkt auf alle anderen Wege verstärkend.
• Ausbildungs- und Berufsmessen, Schulen: mittlerer Aufwand, Wirkung mittel- bis langfristig.
• Zurückhaltende Direktansprache: geringer Aufwand pro Kontakt, nur mit Blick auf den Datenschutz vertretbar.

Die folgenden Abschnitte zeigen, wie sich die wichtigsten dieser neun Wege in der Praxis konkret umsetzen lassen.

Wie gewinnen Sie über Ihr eigenes Team?

Zufriedene Mitarbeitende sind häufig die glaubwürdigsten Botschafter und Botschafterinnen eines Trägers. Wer sich im Team wohlfühlt, gute Arbeitsbedingungen erlebt und sich mit der Einrichtung identifiziert, spricht auch im eigenen Freundes- und Bekanntenkreis positiv über den Arbeitgeber. Diese persönliche Weiterempfehlung wirkt oft überzeugender als jede Stellenanzeige.

Die wichtigste Grundlage dafür ist keine Prämie, sondern eine Arbeitskultur, die Mitarbeitende wirklich weiterempfehlen möchten. Träger können dies unterstützen, indem sie offen über freie Stellen informieren und ihrem Team einfach aufbereitete Informationen zum Weiterleiten zur Verfügung stellen. So entsteht Mitarbeitergewinnung durch echte Zufriedenheit und glaubwürdige Mundpropaganda.

Wie funktioniert Social Recruiting für Kitas, Eingliederungshilfe und Jugendhilfe?

Social Recruiting zeigt echten Alltag statt einer Stellenanzeige: kurze Videos vom Team, Einblicke in Projekte, O-Töne von Mitarbeitenden. Entscheidend ist Freiwilligkeit, jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter muss der Veröffentlichung zustimmen können, und bei Kindern und Jugendlichen gilt besondere Zurückhaltung, sie dürfen nicht identifizierbar sein. Authentische Formate wie ein kurzer Rundgang durch die Einrichtung oder ein Statement einer Erzieherin zur eigenen Motivation wirken dabei glaubwürdiger als eine gestaltete Anzeige.

In einem unserer Projekte (Häuser unserer Zukunft, Erziehungsstellen GmbH) wurden über 35 Fachkräfte in 14 Monaten eingestellt, überwiegend über Social Recruiting. Das ist ein Einzelfall und kein Regelversprechen, er zeigt aber, dass die Kombination aus authentischen Einblicken und einer klaren Karriereseite wirken kann. Wiederholbar ist vor allem das Prinzip, echte Menschen und echten Alltag zu zeigen, nicht eine einzelne Kampagne.

Wie öffnen Sie Quereinstieg und Ausbildung als Pipeline?

Quereinstieg und die praxisintegrierte Ausbildung (PiA) erschließen Zielgruppen, die über eine klassische Stellenanzeige kaum erreichbar sind. Eine feste Kooperation mit einer Fachschule in der Region liefert regelmäßig Praktikantinnen und Auszubildende, aus denen sich später Fachkräfte entwickeln. Praktika wirken dabei als Pipeline: Wer bereits während der Ausbildung gute Erfahrungen macht, bewirbt sich später eher auf eine feste Stelle. Ausbildungs- und Berufsmessen sowie direkte Kontakte zu weiterführenden Schulen ergänzen diesen Weg, auch die Bundesagentur für Arbeit bietet dafür regionale Formate zur Berufsorientierung, auch wenn die Wirkung insgesamt meist erst mittelfristig sichtbar wird. Wer diese drei Formate kombiniert, baut über mehrere Jahre eine verlässliche Pipeline auf, statt bei jeder offenen Stelle neu bei null zu beginnen.

Wen übersehen Sie: Rückkehrer, Teilzeit, Wiedereinstieg?

Ehemalige Mitarbeitende, die wegen Elternzeit oder aus persönlichen Gründen ausgeschieden sind, kennen Konzept und Team bereits, die Einarbeitung entfällt weitgehend. Teilzeitkräfte, die aufstocken möchten, sind oft schneller gewonnen als eine komplett neue Fachkraft, ebenso Erzieherinnen und Erzieher im Ruhestand, die einige Stunden pro Woche übernehmen möchten. Eine kurze, persönliche Anfrage wirkt hier meist besser als eine formelle Stellenanzeige. Ein Anruf oder eine kurze Nachricht der bisherigen Leitung wirkt dabei glaubwürdiger als eine allgemeine Rundmail an den Verteiler.

Wie nutzen Sie regionale Netzwerke?

Kostenträger, Trägerverbände und Kommunen kennen häufig Fachkräfte, die einen Wechsel erwägen, oder hören zuerst von freiwerdenden Stellen bei anderen Trägern. Ein aktiver Austausch über das Jugendhilfeportal und regionale Verbände hält Sie in diesem Netzwerk sichtbar. Ergänzend kommt eine zurückhaltende Direktansprache in Frage, etwa über berufliche Netzwerke, dabei sind die Vorgaben der Bundesbeauftragten für den Datenschutz zu beachten: keine automatisierte Datenerhebung, keine Kontaktaufnahme ohne erkennbaren beruflichen Anlass. Auch die Mitgliedschaft in einem Trägerverbund erleichtert den Austausch über offene Stellen, bevor diese öffentlich ausgeschrieben werden.

Was muss Ihre Karriereseite leisten?

Die Arbeitgeberseite ist die Grundlage, auf die alle anderen Wege verweisen, von der Empfehlung bis zur Social-Media-Anzeige. Sie sollte Gehalt transparent einordnen, etwa mit Bezug auf die Entgelttabellen des TVöD SuE, das Dienstplanmodell und die Teamgröße konkret benennen und echte Fotos statt Stockmaterial zeigen. Technisch hilft eine strukturierte Auszeichnung offener Stellen nach dem JobPosting-Format von Google, damit offene Stellen auch außerhalb der eigenen Seite auffindbar sind. Ein Bewerbungsweg, der in wenigen Minuten und ohne Anschreiben funktioniert, senkt die Abbruchquote spürbar. Da die meisten Bewerbungen inzwischen über das Smartphone erfolgen, sollte die Seite ohne Zoomen und Wischen in beide Richtungen nutzbar sein.

Welche drei Schritte zuerst?

Wenn Sie nur mit begrenzter Kapazität starten können, beginnen Sie mit der Arbeitgeberseite, weil sie alle anderen Wege trägt, mit einem einfachen Empfehlungsprogramm für das bestehende Team und mit einer ersten Social-Recruiting-Aktion, die echten Alltag zeigt. Diese drei Schritte lassen sich in wenigen Wochen anstoßen und wirken bereits, während größere Vorhaben wie eine Fachschul-Kooperation aufgebaut werden. Wer zusätzlich misst, aus welchem Weg tatsächlich Bewerbungen kommen, kann die Reihenfolge im nächsten Quartal gezielt anpassen.