Personalvermittlung für pädagogische Fachkräfte oder eigene Recruiting-Kampagne?

Was unterscheidet Personalvermittlung von einer eigenen Recruiting-Kampagne?

Das hängt von Dringlichkeit, Budget und Wiederholungsbedarf ab: Personalvermittlung ist bei einzelnen Stellen schnell, aber teuer pro Kopf und baut nichts auf, während eine eigene Recruiting-Kampagne verzögert wirkt, dafür Reichweite und Arbeitgebermarke aufbaut und bei mehreren Stellen skaliert. In der Praxis ist häufig ein Hybrid aus beidem sinnvoll.

Der Fachkräftemangel macht die Entscheidung dringlicher. Die Bundesagentur für Arbeit führt den Erzieherberuf in ihrer Fachkräfteengpassanalyse seit Jahren als Engpassberuf, und nach dem Bertelsmann Ländermonitor Frühkindliche Bildung fehlen bundesweit bis zum Jahr 2030 nach aktuellen Schätzungen mehrere Zehntausend pädagogische Fachkräfte. Wer diese Lücke nicht plant, sondern nur reagiert, zahlt am Ende oft doppelt: einmal an eine Vermittlung, einmal in Form von Überlastung im Team. Diese Ausgangslage ist auch der Grund, warum die Wahl zwischen Vermittlung und eigener Kampagne selten eine reine Kostenfrage ist, sondern immer auch eine Frage von Zeit, Personalkapazität und strategischer Ausrichtung des Trägers.

Was kostet Personalvermittlung für pädagogische Fachkräfte?

Nach unserer Marktbeobachtung liegt das Vermittlungshonorar branchenüblich bei rund 20 bis 30 Prozent des Bruttojahresgehalts der vermittelten Fachkraft. Bezogen auf ein Gehalt nach TVöD SuE, dessen aktuelle Tabellen Sie unter oeffentlicher-dienst.info einsehen können, liegt das Honorar damit etwa im mittleren vierstelligen bis niedrigen fünfstelligen Eurobereich pro Einstellung.

• Erfolgshonorar: fällt in der Regel erst bei tatsächlicher Einstellung an, nicht schon für die Kandidatensuche.
• Ersatzzeitraum: viele Vermittler räumen eine Frist ein, in der eine gescheiterte Einstellung kostenfrei ersetzt wird.
• Zeitarbeit: überbrückt als dritte Variante kurzfristige Lücken, meist zu einem höheren Stundensatz als eine Festanstellung und ohne langfristige Bindung.

Die Höhe des Honorars hängt außerdem davon ab, wie spezialisiert und schwer zu besetzen die Stelle ist: Für Leitungspositionen oder seltene Zusatzqualifikationen verlangen manche Vermittler höhere Sätze als für reguläre Erzieherstellen, weil die Suche entsprechend aufwendiger ist.

Was kostet eine eigene Recruiting-Kampagne?

Die Kosten einer eigenen Kampagne folgen einer anderen Logik als ein Vermittlungshonorar: Sie zahlen für Aufwand statt für eine einzelne Vermittlung, unabhängig davon, wie viele Stellen am Ende besetzt werden. Zu den Kostenblöcken gehören ein Mediabudget für Anzeigen, die Erstellung von Texten und Bildmaterial sowie eine Landingpage oder Karriereseite, auf der Bewerbungen ankommen.

• Mediabudget: Ausgaben für Anzeigen auf Social Media
• Erstellung: Konzept, Text sowie Bild- und Videomaterial für Anzeige und Arbeitgeberseite.
• Landingpage: eine Seite oder Karriereseite, auf der Interessierte in kurzer Zeit ihre Unterlagen einreichen können.

Wie hoch das im Einzelfall ausfällt, hängt stark von Region, Anzahl der Stellen und gewählten Kanälen ab und lässt sich pauschal kaum beziffern. Wenn Sie mehrere Stellen im Jahr besetzen, verteilen sich die Fixkosten der Kampagne auf mehr Einstellungen, wodurch die Kosten pro Kopf tendenziell sinken. Neben dem Budget braucht eine eigene Kampagne auch interne Zeit: Jemand im Team muss Inhalte freigeben und auf Bewerbungen reagieren. Wer diese Kapazität nicht einplant, unterschätzt die eigentlichen Kosten einer Kampagne oft am meisten.

Was geht schneller?

Bei einer einzelnen, dringenden Stelle ist Personalvermittlung meist schneller: Ein spezialisierter Vermittler greift auf einen bestehenden Kandidatenpool zurück und kann oft innerhalb weniger Wochen erste Profile vorlegen. Eine eigene Kampagne braucht Vorlauf für Konzept, Erstellung und das Anlaufen der Kanäle, bevor überhaupt Bewerbungen eingehen. Wenn ein Träger bereits eine aktive Arbeitgeberseite und Social-Media-Präsenz besitzt, verkürzt sich dieser Vorlauf deutlich, weil die Grundlagen schon bestehen und nur die konkrete Anzeige ergänzt werden muss.

Welchen Einfluss hat der Recruitingweg auf Passung und Mitarbeiterbindung?

Aus unserer Erfahrung entscheiden sich Bewerberinnen und Bewerber, die über eine eigene Kampagne und eine ehrliche Arbeitgeberseite auf einen Träger aufmerksam werden, häufig schon mit einem klareren Bild von Team, Konzept und Arbeitsalltag für die Stelle, was die Passung erleichtern kann. Personalvermittlung kann ebenso gut passende Fachkräfte liefern, die Auswahl liegt dabei aber stärker beim Vermittler als beim Träger selbst.

Wie lange Fachkräfte tatsächlich in einer Einrichtung bleiben, hängt von vielen Faktoren ab, etwa Führung, Dienstplangestaltung und Teamklima, die auch das Fachkräftebarometer von WiFF und DJI für die frühkindliche Bildung regelmäßig beleuchtet. Der Rekrutierungsweg allein entscheidet also nicht über die Bindung. Entscheidend ist am Ende weniger der Weg selbst als die Frage, wie ehrlich die Erwartungen beider Seiten schon vor der Einstellung abgeglichen wurden, unabhängig davon, über welchen Kanal der Kontakt zustande kam.

Wann ist Vermittlung die richtige Wahl?

Vermittlung eignet sich, wenn eine einzelne Stelle dringend zu besetzen ist, etwa als Elternzeitvertretung oder nach einer kurzfristigen Kündigung, und wenn intern keine Kapazität für eine eigene Kampagne vorhanden ist. Auch für schwer zu besetzende Spezialstellen, etwa in ländlichen Regionen oder mit seltenen Qualifikationsprofilen, kann sich der Aufpreis lohnen, weil Vermittler oft über Netzwerke verfügen, die ein einzelner Träger nicht kurzfristig aufbauen kann. Ebenso sinnvoll ist Vermittlung, wenn eine Fachkraft kurzfristig ausfällt und der Dienstplan sonst nicht mehr verlässlich abgedeckt werden kann, weil hier jede Woche ohne Ersatz unmittelbar spürbar wird.

Wann lohnt sich die eigene Kampagne?

Eine eigene Kampagne rechnet sich vor allem bei wiederkehrendem Bedarf: wenn ein Träger regelmäßig mehrere Stellen im Jahr besetzt, mehrere Standorte in einer Region betreut oder langfristig unabhängiger von einzelnen Vermittlern werden möchte. In einem unserer Projekte, bei der Jugendhilfe Nidda e.V., wurden über eine eigene Kampagne 25 Fachkräfte in 12 Monaten eingestellt. Das zeigtdass eine konsequent verfolgte Kampagne bei entsprechendem Bedarf tragfähig sein kann. Der Effekt einer eigenen Kampagne baut sich zudem über die Zeit auf: Eine wachsende Sichtbarkeit als Arbeitgeber wirkt in der Regel auch auf spätere Ausschreibungen positiv nach, während ein Vermittlungshonorar mit jeder neuen Stelle erneut anfällt.

Wie sieht ein sinnvolles Hybrid-Modell aus?

Grundsätzlich können Personalvermittlung und eigene Recruiting-Kampagnen parallel eingesetzt werden. Das kommt vor allem für größere Träger infrage, die mehrere Stellen besetzen müssen und über ein entsprechendes Budget verfügen. Beispielsweise kann eine Personalvermittlung bei einer besonders dringenden oder schwer zu besetzenden Position unterstützen, während eine eigene Kampagne weitere offene Stellen sichtbar macht. Für kleinere Träger ist es meist sinnvoller, sich zunächst für den Weg zu entscheiden, der am besten zum aktuellen Personalbedarf und Budget passt.

Wichtig ist eine klare Verantwortung: Wer im Team betreut die Kampagne, wer pflegt die Vermittlerkontakte, und wer entscheidet, wann welcher Weg greift? Konkrete Kanalideen für den Aufbau einer eigenen Ansprache finden Sie in unserem Beitrag pädagogische Fachkräfte finden ohne Stellenportal.

Welche Fragen sollten Sie beiden stellen?

Vor einer Entscheidung lohnt sich ein kurzer Kriterienabgleich, unabhängig davon, ob Sie mit einem Vermittler oder einer Agentur sprechen.

• Honorarmodell: Fällt das Honorar nur bei erfolgreicher Einstellung an, und gibt es eine Ersatzfrist?
• Referenzen: Gibt es nachprüfbare Referenzen aus der Kinder- und Jugendhilfe, Eingliederungshilfe oder aus Kitas?
• Datenhoheit: Wem gehören die Bewerberkontakte und Kampagneninhalte nach Vertragsende?
• Laufzeit: Wie lange läuft der Vertrag, und wie kurzfristig ist eine Kündigung möglich?
• Branchenerfahrung: Wie viele vergleichbare Stellen wurden in den letzten zwölf Monaten in der Kinder- und Jugendhilfe, Eingliederungshilfe oder in Kitas besetzt?